省教育厅 [2004]5号
省教育厅关于做好2004年全省高等教育
学籍和学历证书电子注册工作的通知
各高等学校（研究生培养单位）：
近年来，我省高等教育有了长足发展，办学规模不断扩大，办学模式不断创新，年度招生和毕业生人数逐年增加，学籍和学历证书电子注册的任务和难度逐年加大。为了做好我省2004年高等教育学籍和学历证书电子注册工作，现将有关事项通知如下。
一、2004年高等教育学籍和学历证书电子注册工作要求
1.各高校（培养单位）要充分认识学籍和学历证书电子注册工作的重要性，切实加强对此项工作的领导与管理，进一步充实人力、物力，规范工作程序，加强工作流程管理，认真审核，严格把关，对不符合国家招生规定擅自招收的学生，坚决不予注册，确保此项工作按时间、高质量地顺利完成。
2.学历证书的填写、颁发要遵照《教育部关于当前加强高等学校学历证书规范管理的通知》（教学[2002]15号）要求，客观写实。高等学校（培养单位）应于每年6月底前将证书注册数据库报我厅；我厅于7月底前报教育部；教育部于9月底前审核、备案、上网。
3.毕业生照片是学历证书的重要内容。为保证上网照片质量和数据链接、整理工作的顺畅，各高等学校（培养单位）要配合中国图片社做好毕业生图像采集工作。非特殊原因，不得使用自拍、扫描的图像数据。
4.毕业生当年参加入学考试的考生号是资格审核过程中的重要字段。从今年起，学历证书电子注册数据中增加与招生数据一致的考生号。教育部对“高等教育学籍学历管理系统”软件作了相应修改，请各高校在“湖北教育信息网”（下载地址：ftp：//211.67.66.131）下载升级软件。数据库中不得缺少学生入学日期，否则将影响到持证人资格审核。
5.学历证书电子注册号从原17位统一升级为18位，即将证书编排序号由原来5位增至6位。证书编排序号为第13位到第18位。
二、关于2004年学历证书的审核
1．审核时间。
2004年高等教育各层次学历证书审核时间为2004年5月8日至28日。各高校（培养单位）具体审核时间见附件1。
2．审核程序。
各高校（培养单位）应在相应的学籍学历管理系统中筛选2004年毕（结）业名单，并转出“学历证书发放名单（预计）”（ARJ压缩文件）通过信息平台上报我处审核，审核通过后由高校在系统中编排电子注册号并打印学历证书。
三、关于2004年学历证书的电子注册
1．电子注册的内容。
各高校（培养单位）应上报的2004年高等教育学历证书的电子注册材料如下：
从相应的学籍学历系统中转出的“电子注册名单”、毕（结）业生像片的jpg文件和电子注册名册。名册应采用A4幅面的纸张横向打印，并由校（院、所）长签章并加盖高校（培养单位）公章。
2．电子注册的时间。
2004年高等教育各层次学历证书电子注册材料审核时间为2004年6月8日至30日。各高校（培养单位）具体注册时间见附件1。
3．其他说明。
电子注册中要求必须有身份证号码，军警人员（没有身份证者）按以下办法处理：用“学校代码+学号”代替身份证号码，但“学校代码+学号”的总长度不得超过18位。
像片电子信息为彩色图像，按照一人一个图像文件的方式存储，图像文件采用本人身份证号码命名，格式为“****.jpg”，其中“****”为身份证号码（18位或15位），“jpg”为图像文件格式，文件大小不大于10KB。上网像片应与证书上粘贴的像片一致。
四、关于补办毕业证明书的有关事项
“湖北省成人高等教育证书专用章”自2004年3月1日起停止使用。从2004年3月1日起，普通和成人高等教育补办毕业证明书由高校有关部门提供如下材料到我厅审核备案：
1.《湖北省高等学校毕业证明书申请表》一式两份，已由高校学历证书管理部门审签并盖章，表样见附件2；
2.《新生录取名册》复印件（加盖高校有关部门印章）；
3.《毕业证明书》，已由高校加盖校章，同时在照片处骑缝加盖高校钢印；
4.《湖北省高等学校补发毕业证明书登记表》，表样见附件3。
五、做好学籍学历管理工作总结
2004年是实施高等教育学籍和学历证书电子注册的第四年，目前工作程序要求明确，工作条件和管理技术日臻成熟，各高校（培养单位）要在做好现有工作的基础上，对4年来学籍学历管理工作认真进行总结，并在上报2004年电子注册材料的同时上报总结材料。
总结材料包括打印好的文稿和计算机文档（Word文件）。
我厅高校学生处联系方式：
电话：027-87328013（成人、网络），027-87328072（研究生、普通），传真：027-87328013，
邮箱：hbxsc@e21.edu.cn
附件一：2004年高等教育学历证书审核（注册）时间安排
附件二：湖北省高等学校毕业证明书申请表
附件三：湖北省高等学校补发毕业证明书登记表
二○○四年二月二十四日
